Inhoud
- Beschrijving
- Startpagina
- Weergave
- Filters
- Entiteiten toevoegen, bewerken en verwijderen
- Overzicht van verschillende datavelden
- Export
Wat houdt Ishtar.List in?
Met deze applicatie kun je op maat gemaakte formulieren creëren en beheren. Elk formulier/template bevat flexibele datavelden, waardoor gebruikers eenvoudig diverse soorten bedrijfsinformatie kunnen gaan opslaan en beheren. Of het nu gaat om werknemers, klanten, leveranciers, voertuigen, of andere belangrijke gegevens, de verschillende datavelden zorgen ervoor dat je elke vorm van informatie kunt vastleggen die voor jouw organisatie cruciaal is.
Startpagina
Na het starten van de applicatie, of door op de 'home'-knop te klikken, komt u terecht op de startpagina van Ishtar.List. Deze pagina biedt een overzicht van alle data die reeds toegevoegd werd in uw organisatie. Gevoelige data kan eenvoudig afgeschermd worden door middel van toegangsrechten, zodat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot die informatie.
Weergave
U heeft de mogelijkheid om de weergave van het overzicht volledig naar wens aan te passen. Deze aanpassingen worden automatisch opgeslagen, zodat u ze niet telkens opnieuw hoeft in te stellen.
Zo kunt u:
bepaalde kolommen weergeven en verbergen. Via de volgende knop
kan u alle bestaande datavelden terugvinden in een menu-overzicht. Hier kunt u selecteren welke kolommen voor u zichtbaar mogen zijn en welke niet. Het overzicht wordt onmiddellijk bijgewerkt zodra u een kolom aan- of uitvinkt.
de volgorde van de de kolommen wijzigen, door de gewenste kolom te selecteren, te slepen en los te laten op de gewenste positie.
instellen op welke kolom het overzicht moet worden gesorteerd*. Bij de eerste keer klik op de gewenste kolomnaam wordt het overzicht gesorteerd van A-Z (of 0-9 bij een nummering). Na een tweede klik wordt de kolom in de andere richting gesorteerd, van Z-A of (9-0). *Alleen als er een pijltje naast de kolomnaam verschijnt, kan deze kolom gesorteerd worden.
hoeveel items er standaard per pagina worden getoond. Dit aantal kunt u wijzigen in de rechter benedenhoek. Zo worden de eerste x aantal resultaten weergegeven en kunt u via de navigatieknoppen tussen de verschillende pagina's in het overzicht navigeren.
Filters
U kan het overzicht eenvoudig filteren op basis van 1 of meerdere zoektermen.
1. U selecteert de gewenste kolom aan de linkerkant.
2. Selecteer de gewenste optie:
- Bevat (standaard) of bevat niet
- Heeft een waarde of heeft geen waarde
3. Vervolgens voert u de gewenste zoekterm in.
4. Om de filter te activeren drukt u op “Enter” of klikt u op de zoek knop .
Indien gewenst kan u nog bijkomende filters toevoegen. In dat geval zijn de resultaten in het overzicht afhankelijk van al uw toegevoegde filters samen.
U kan een actieve filter:
- Wijzigen: door deze te selecteren, te wijzigen in het menu en te heractiveren via de “Enter” toets of de zoek knop.
- Verwijderen: door op de x-knop naast de betreffende filter te klikken.
Om alle actieve filters in één klik te verwijderen, klikt u op de "reset filter"-knop aan de linkerkant. Nadat alle filters zijn verwijderd wordt alle data opnieuw weergegeven.
Hieronder vind u alle informatie over het toevoegen en bewerken van metadata parameters. U kunt alle bestaande parameters weergeven door deze te selecteren en vervolgens op “Bewerken” te klikken.
Data management
Hieronder vind u alle informatie over het toevoegen en bewerken van entiteiten. Alle bestaande entiteiten kunt u eenvoudig openen door er op te klikken in het dashboard.
Nieuwe entiteit toevoegen
1. Klik in de menubalk op de knop "Nieuwe entiteit".
2. Selecteer het juiste formulier voor het type data dat u wenst toe te voegen. Dit overzicht bevat alle template formulieren die door de administrator(s) van uw organisatie zijn opgesteld.
3. Vervolgens wordt het bijbehorende formulier geopend en kunt u meteen beginnen met het invoeren van alle relevante informatie.
Een formulier kan verschillende soorten velden bevatten. Dit kunnen velden zijn waarin u alleen tekst kunt invoeren, velden waarin u een keuze maakt uit een dropdownmenu, soms met de mogelijkheid voor multi-select. Daarnaast kunnen er velden zijn voor het invoeren van datum en tijd, of velden waarmee u relaties kunt leggen met andere entiteiten.
Sommige velden moeten verplicht worden ingevuld. Naast het feit of een invoerveld al dan niet verplicht is, dient u uw invoer mogelijk te voldoen aan specifieke voorwaarden. Bijvoorbeeld, voor een nummer kan er een waarde binnen een bepaald bereik vereist zijn, of bepaalde tekst moet voldoen aan een verplichte notatie.
Een formulier kan verschillende soorten velden bevatten. Dit kunnen velden zijn waarin u alleen tekst kunt invoeren, velden waarin u een keuze maakt uit een dropdownmenu, soms met de mogelijkheid voor multi-select. Daarnaast kunnen er velden zijn voor het invoeren van datum en tijd, of velden waarmee u relaties kunt leggen met andere entiteiten. Sommige velden moeten verplicht worden ingevuld. Naast het feit of een invoerveld al dan niet verplicht is, dient u uw invoer mogelijk te voldoen aan specifieke voorwaarden. Bijvoorbeeld, voor een nummer kan er een waarde binnen een bepaald bereik vereist zijn, of bepaalde tekst moet voldoen aan een verplichte notatie.
🔔 | Als een veld een rode omranding heeft, betekent dit dat het veld niet correct gevalideerd is. Hover met uw muis over het veld om een validatiemelding te zien die aangeeft wat er moet worden aangepast. |
Zodra u klaar bent, kunt u alles opslaan via de knop "Save." Opslaan is alleen mogelijk wanneer alle verplichte velden (gemarkeerd met een sterretje) zijn ingevuld en alle velden correct ingevuld zijn. Na het opslaan wordt de toegevoegde entiteit bovenaan in het overzicht weergegeven.
Weergeven en bewerken van een entiteit
1. Selecteer een bestaand item in het dashboard
Alle informatie van de geselecteerde entiteit wordt nu weergegeven in het formulier waarin het werd toegevoegd. Naast de naam van de geselecteerde entiteit, kunt u ook het type data/formulier herkennen.
2. Maak de gewenste wijzigingen. Let hier bij op dat alle velden correct gevalideerd zijn, zie “Nieuwe entiteit toevoegen” voor meer informatie.
3. Als er specifieke velden ontbreken bij een entiteit en u beschikt over nodige rechten, kunt u deze toevoegen via de knop "Formulier bewerken. Meer informatie over het toevoegen van datavelden, kan u terugvinden in de administrator handleiding.
🔔 | Als u het formulier van de geselecteerde entiteit bewerkt, blijft het template ongewijzigd. |
4. Klik op “Save” nadat u klaar bent met het aanbrengen van de gewenste wijzigingen.
Overzicht van datavelden
Type | Beschrijving |
Text | Een tekstveld waarin u korte tekst kunt invoeren, zoals een naam of titel. · X: dient u te vervangen door een kleine of hoofdletter · #: dient u te vervangen door een nummeriek getal · Alle andere tekens dient u volledig over te nemen |
Rich text | Een veld waarin u langere beschrijvingen kunt invoeren bestaande uit opgemaakte tekst, inclusief vet, cursief, opsommingstekens, hyperlinks, enz. |
Nummer | Een veld voor numerieke waarden zoals getallen of bedragen. In sommige gevallen heeft de administrator een minimum- of maximum waarde ingesteld. Daarnaast is het mogelijk dat uw invoer geen decimalen mag bevatten. |
Telefoon nummer | Een veld voor het invoeren van telefoonnummers, bestaande uit 2 delen; de landcode + het telefoonnumer. |
Keuze opties | Een veld waarin u een keuze maakt uit een vooraf bepaalde lijst met opties (dropdown). Indien u meerdere selecties mag uitvoeren kan dit aan de hand van checkboxes. |
Gebruikers | Een veld dat verwijst naar bestaande gebruikers en groepen binnen het systeem waaruit u een selectie kunt maken. De administrator kan hier ingesteld hebben dat u enkel gebruikers, enkel groepen of zowel gebruikers en groepen kunt selecteren. Indien u meerdere selecties mag uitvoeren kan dit aan de hand van checkboxes. |
Datum | Een veld voor het invoeren van een datum. Kan via manuele input of via een kalender menu. U dient steeds het opgegeven datum formaat te volgen. |
Tijd | Een veld voor het invoeren van een tijdstip. Kan via manuele input of via een timepicker. U dient steeds het opgegeven formaat te volgen (12h/24h). |
Type relatie | Een keuzeveld waarin u bijvoorbeeld een land, status of vaardigheid kunt selecteren. Indien u meerdere selecties mag uitvoeren kan dit aan de hand van checkboxes. |
Object relatie | Een veld waarmee u een relatie kunt leggen met andere entiteiten. Indien u meerdere selecties mag uitvoeren kan dit aan de hand van checkboxes. |
Bijlagen | Hierbij heeft u de mogelijkheid om bestanden op te laden. Alle bestanden die worden opgeladen, worden opgeslagen in Ishtar.DMS. Mogelijk heeft de administrator een bibliotheek ingesteld waar deze opgeslagen zullen worden. Sommige bestandstypes worden niet aanvaard. U zal een notificatie zien, waarin de aanvaarde bestandstypes worden opgelijst. |
Export
Op iedere gewenst moment kunt u een export doen van een gefilterde reeks of van alle bestaande entiteiten. Zo kan u bijvoorbeeld een gefilterde lijst van data gaan delen met een klant.
1. Bepaal welke data en in welke volgorde de datavelden (parameters) zichtbaar moeten zijn in het dashboard.
2. Voeg indien gewenst één of meerdere filters toe (optioneel).
3. Klik vervolgens bovenaan in het scherm op “Export”. De geselecteerde gegevens worden onmiddellijk geëxporteerd naar een .csv-bestand in uw “Downloads” folder.
4. Open een nieuw werkblad in Excel.
5. Ga naar het tabblad “Gegevens” en klik op de actie “Van tekst/csv”
6. Er verschijnt een voorbeeldweergave van de data. Als alles correct wordt weergegeven, klik je op “Laden”.
Het exporteren is nu voltooid. Alle gewenste entiteiten worden nu weergegeven in Excel. U kunt het bestand indien gewenst verder bewerken met alle beschikbare functionaliteiten van Excel.