Configuratie instellingen
Het configuratie gedeelte is uitsluitend toegankelijk voor gebruikers met administrator rechten. Enkel administrators kunnen via de settings-knop in het navigatiemenu, naar deze pagina navigeren. Het configuratie gedeelte bestaat uit de volgende tabs:
- Template formulieren
- Properties
Beheren van template formulieren
In het tabblad "Templateformulieren" heeft u als administrator een overzicht van alle geconfigureerde templateformulieren binnen uw organisatie.
Hieronder vind u alle informatie over het toevoegen en bewerken van templateformulieren. U kunt alle bestaande templateformulieren snel weergeven via de volgende knop naast ieder template.
Sorteren en filteren
Het overzicht wordt standaard aflopend gesorteerd op naam. Als u de sortering wilt aanpassen, beweeg dan de muis over de titel van de gewenste kolom. Alleen als er een pijltje naast de kolomnaam verschijnt, kan deze kolom gesorteerd worden. Bij de eerste keer klik op de kolomnaam wordt het overzicht gesorteerd van A-Z (of 0-9 bij een nummering). Na een tweede klik wordt de kolom in de andere richting gesorteerd, van Z-A of (9-0).
U kunt het overzicht eenvoudig filteren door een zoekterm in het filterveld in te voeren. Meteen na het invoeren van enkele karakters worden de overeenkomende resultaten getoond. U kunt het overzicht filteren op de naam van een template of op de persoon die het formulier heeft aangemaakt of gewijzigd.
Toevoegen van een nieuw template:
Om een nieuw templateformulier toe te voegen, klikt u bovenaan op de knop “Toevoegen”.
Voer de gewenste naam in het invoerveld in. Indien de ingevoerde naam al bestaat, wordt er een melding weergegeven. Na het invoeren van een unieke template naam, klikt u op de knop “Volgende” om door te gaan naar de volgende stap. Vervolgens kunt u een nieuw formulier naar wens samenstellen. In het raster ziet u alle toegevoegde velden, zoals het standaardveld “Naam”. Aan de linkerkant vindt u een overzicht van alle mogelijke types van datavelden die u kunt toevoegen. Aan de rechterkant worden de eigenschappen van het geselecteerde veld weergegeven. Het geselecteerde veld kunt u herkennen aan de blauwe omranding.
Om extra datavelden toe te voegen heeft u twee mogelijkheden;
U kunt op een dataveldtype klikken (bijvoorbeeld “Tekst veld”), waarna het in het raster op de eerst beschikbare positie wordt toegevoegd.
U kunt het gewenste dataveld ook slepen naar de gewenste positie in het raster.
Eigenschappen instellen:
Selecteer het gewenste dataveld in de dropdown "Data property": De dropdown wordt gefilterd op basis van het type dataveld in het raster.
Als het gewenste dataveld nog niet bestaat, kunt u het toevoegen door te klikken op “Nieuwe data parameter toevoegen” (zie Nieuwe data parameter toevoegen voor meer informatie).Instellingen wijzigen: Zodra u het gewenste dataveld in de dropdown heeft geselecteerd, kunt u de instellingen bekijken en wijzigen via de knop “Data veld wijzigen” (zie Dataveld wijzigen voor meer informatie).
Label uitbreiden: Indien gewenst kunt u het label uitbreiden met extra tekst om de invoer te verduidelijken, bijvoorbeeld:
- Dataveld: "Adres" + "nummer" → om aan te geven dat ook het huisnummer moet worden ingevuld.
- Dataveld: "Relatie" + "(organisatie)" → om te verduidelijken dat een organisatie moet worden geselecteerd.
- Dataveld: "Adres" + "nummer" → om aan te geven dat ook het huisnummer moet worden ingevuld.
- Standaardwaarde instellen: Hiermee wordt het veld vooraf ingevuld bij nieuwe entiteiten. De gebruiker kan deze aanpassen, tenzij het veld is uitgeschakeld.
Grootte aanpassen: Versleep de hoeken van het veld in de gewenste richting of pas handmatig de breedte en hoogte aan.
- Overige instellingen:
- Verplicht veld: Vink "Verplicht" aan als het veld altijd moet worden ingevuld.
- Verborgen of niet-bewerkbaar: Stel in of het veld zichtbaar en/of bewerkbaar moet zijn.
Herhaal bovenstaande stappen om alle gewenste datavelden toe te voegen. Zodra u klaar bent, kunt u het nieuwe templateformulier opslaan door op de knop "Save" te klikken. Na het opslaan kunt u samen met andere gebruikers, nieuwe entiteiten gaan toevoegen via het nieuwe template formulier.
| 🔔 | De eigenschappen en de positie van alle datavelden kunnen op elk moment worden gewijzigd. Dit heeft echter geen invloed op reeds bestaande entiteiten die met dit templateformulier zijn aangemaakt. U past alleen het templateformulier aan. De wijzigingen aan het template worden automatisch toegepast op alle nieuwe entiteiten die met dit formulier worden aangemaakt. |
Templateformulier wijzigen:
U kunt alle bestaande templateformulieren wijzigen via de volgende knop naast ieder template. Hierna wordt het geselecteerde formulier geopend en kunt u de gewenste wijzigingen aanbrengen in het raster.
Naast de layout kunt u ook de naam van het template wijzigen via de knop “Template naam wijzigen”. Vervolgens wijzigt u de gewenste naam in het invoerveld (dient uniek te zijn).
Als een dataveld niet langer nodig is in het templateformulier, selecteert u het in het raster en klikt u onder de eigenschappen op de knop “Verwijderen”. Hierdoor wordt het dataveld niet meer weergegeven bij het aanmaken van nieuwe entiteiten via het betreffende template.
Zodra u klaar bent, kunt u uw wijzigingen opslaan door op de knop "Save" te klikken. De wijzigingen aan het template worden automatisch toegepast op alle nieuwe entiteiten die met dit formulier worden aangemaakt.
Nieuwe data parameter toevoegen:
Tijdens het opmaken van een nieuw of bestaand template formulier, kunt u bijkomende parameters toevoegen. Klik op de knop “Nieuwe data parameter toevoegen”. Hierna wordt een popup weergeven met 3 stappen. In stap 1, voert u de gewenste naam in voor de parameter. Na het invoeren van een unieke template naam, klikt op “Volgende” om door te gaan naar de volgende stap. In stap 2 dient u het type te bepalen. Afhankelijk van het geselecteerde type, worden er specifieke instellingen weergegeven. In stap 3 bepaald u of er al dan niet specifieke rechten nodig zijn. Alle informatie per parameter type kunt u terugvinden onder “Nieuwe parameter toevoegen.
Bestaande data parameter wijzigen:
Na het selecteren van een dataveld in het raster, klikt u op de knop “Data veld wijzigen”. Hierna worden alle instellingen van het geselecteerde dataveld weergegeven. Zo kunt u de naam wijzigen of bepaalde instellingen, al is het niet mogelijk om het type te wijzigen. Indien deze verkeerd weg aangemaakt, dient u de parameter te verwijderen en opnieuw aan te maken.
| 🔔 | Let op: Wanneer u bepaalde instellingen wijzigt aan een parameter, worden deze wijzigingen ook toegepast op alle bestaande entiteiten en templateformulieren waarin deze parameter wordt gebruikt. |
Templateformulier verwijderen:
U kunt elk templateformulier verwijderen via de volgende knop naast het betreffende template. Als u zeker bent van deze actie, klikt u ter bevestiging op de knop “Verwijderen”. Anderzijds kan u de actie nog annuleren via de knop “Annuleren. Na het verwijderen is het niet meer mogelijk om nieuwe entiteiten aan te maken via het verwijderde template.
Beheren van data properties
In het tabblad “Properties” heeft u als administrator een overzicht van alle verschillende data properties. Al deze properities zijn zowel in Ishtar.List alsook in Ishtar.Tasks beschikbaar.
Weergave
U heeft de mogelijkheid om de weergave van het overzicht volledig naar wens aan te passen. Deze aanpassingen worden automatisch opgeslagen, zodat u ze niet telkens opnieuw hoeft in te stellen.
Zo kunt u:
bepaalde kolommen weergeven en verbergen. Via de volgende knop
kan u alle bestaande datavelden terugvinden in een menu-overzicht. Hier kunt u selecteren welke kolommen voor u zichtbaar mogen zijn en welke niet. Het overzicht wordt onmiddellijk bijgewerkt zodra u een kolom aan- of uitvinkt.
de volgorde van de de kolommen wijzigen, door de gewenste kolom te selecteren, te slepen en los te laten op de gewenste positie.
instellen op welke kolom het overzicht moet worden gesorteerd*. Bij de eerste keer klik op de gewenste kolomnaam wordt het overzicht gesorteerd van A-Z (of 0-9 bij een nummering). Na een tweede klik wordt de kolom in de andere richting gesorteerd, van Z-A of (9-0). *Alleen als er een pijltje naast de kolomnaam verschijnt, kan deze kolom gesorteerd worden.
hoeveel items er standaard per pagina worden getoond. Dit aantal kunt u wijzigen in de rechter benedenhoek. Zo worden de eerste x aantal resultaten weergegeven en kunt u via de navigatieknoppen tussen de verschillende pagina's in het overzicht navigeren.
Filters
U kan het overzicht eenvoudig filteren op basis van 1 of meerdere zoektermen.
1. U selecteert de gewenste kolom aan de linkerkant.
2. Selecteer de gewenste optie:
- Bevat (standaard) of bevat niet
- Heeft een waarde of heeft geen waarde
3. Vervolgens voert u de gewenste zoekterm in.
4. Om de filter te activeren drukt u op “Enter” of klikt u op de zoek knop .
Indien gewenst kan u nog bijkomende filters toevoegen. In dat geval zijn de resultaten in het overzicht afhankelijk van al uw toegevoegde filters samen.
U kan een actieve filter:
- Wijzigen: door deze te selecteren, te wijzigen in het menu en te heractiveren via de “Enter” toets of de zoek knop.
- Verwijderen: door op de x-knop naast de betreffende filter te klikken.
Om alle actieve filters in één klik te verwijderen, klikt u op de "reset filter"-knop aan de linkerkant. Nadat alle filters zijn verwijderd wordt alle data opnieuw weergegeven.
Hieronder vind u alle informatie over het toevoegen en bewerken van metadata parameters. U kunt alle bestaande parameters weergeven door deze te selecteren en vervolgens op “Bewerken” te klikken.
Toevoegen van een nieuwe parameter:
1. Klik in de actie balk op “Nieuwe parameter toevoegen”
2. Voer de gewenste naam in (dient uniek te zijn) en indien gewenst een beschrijving
3. Na het invoeren van een duidelijke naam voor de nieuwe parameter, navigeert u naar de volgende tab door op de naam te klikken of via de knop “Volgende”.
4. In de tweede tab dient u het gewenste type te selecteren en de nodige configuratie te voltooien. Voor meer informatie over de verschillende data parmeters, zie het overzicht hieronder.
5. Vervolgens navigeert u naar de laatste tab, waarin u bepaalde rechten kunt instellen (optioneel). Voor meer informatie, zie “Rechten op data parameters”.
6. Klik op “Opslaan” om de nieuwe parameter op te slaan.
Bewerken van een bestaande parameter:
1. Selecteer de gewenste parameter en klik op “Bewerken”.
2. In de eerste tab kunt u de naam en beschrijving wijzigen
3. Vervolgens navigeert u naar de volgende tab door op de naam te klikken of via de knop “Volgende”.
4. In de tweede tab kunt u nog enkel de opties en configuratie aanpassen van de parameter. Wenst u het type aan te passen? Dan zal u de parameter moeten verwijderen en opnieuw aan te maken.
5. Vervolgens navigeert u naar de laatste tab, waarin u bepaalde rechten kunt instellen (optioneel). Voor meer informatie, zie “Rechten op data parameters”.
6. Klik op “Opslaan” om uw wijzigingen op te slaan.
Kopieëren van een bestaande parameter:
1. Selecteer de gewenste parameter en klik op “Kopieëren”.
2. In de eerste tab wijzigt u de naam (dient uniek te zijn) en idien gewenst de nodige beschrijving
3. Vervolgens navigeert u naar de volgende tab door op de naam te klikken of via de knop “Volgende”.
4. In de tweede tab kunt u nog enkel de opties en configuratie aanpassen van de parameter. Wenst u het type aan te passen? Dan dient u een nieuwe parameter aan te maken.
5. Vervolgens navigeert u naar de laatste tab, waarin u bepaalde rechten kunt instellen (optioneel). Voor meer informatie, zie “Rechten op data parameters”.
6. Klik op “Opslaan” om de nieuwe parameter op te slaan.
Verwijderen van een bestaande parameter:
1. Selecteer de gewenste parameter en klik op “Verwijderen”.
2. Vink “Wilt u alle velden verwijderen die deze eigenschap gebruiken?” aan, als u de ingevulde waarde(n) bij de bestaande enititeiten (voor deze parameter) niet langer wil bewaren.
3. Bevestig de gewenste actie door opnieuw op “Verwijderen” te klikken of de actie te annuleren.
Rechten op data parameters
Standaard zijn er geen rechten ingesteld op parameters, zo kunnen alle gebruikers, alle parameters en data zien. In sommige gevallen mogen niet alle gebruikers de ingevuld waarden kunnen zien of bewerken. In dat geval kunt u beperkte rechten op een parameter inschakelen.
1. Bij het toevoegen of bewerken van een parameter, navigeert u naar de derde tab.
2. Schakel rechten in door “Ja” aan te duiden
3. Klik op de “+” knop en zoek op naam van een gebruiker of groep en selecteer de gewenste gebruiker of groep.
4. Selecteer de gebruiker/groep in het overzicht en maak een keuze uit volgende rechten:
o Lezen: met deze rechten kan een gebruiker enkel zien wat er ingevuld is bij deze parameter
o Bewerken: met deze rechten kan een gebruiker zien wat er ingevuld is en aanpassen.
🔔 |
Zolang u het volgende symbool |
Overzicht van alle parameter types
Type | Beschrijving | Configuratie |
Text | Een tekstveld waarin gebruikers een korte tekst kunt invoeren, zoals naam, titel, … | Optionele opties: · Minimum lengte: hiermee verplicht je de gebruiker om minimaal x aantal characters in te voeren. · Maximum lengte: hiermee verplicht je de gebruiker om maximaal x aantal characters in te voeren. · Aangepaste tekst: hiermee verplicht je de gebruiker om tekst in te voeren volgens een ingesteld format, bvb: een project nummer volgens een bepaald notatie. |
Rich text | Een tesktveld waarin gebruikers een langere beschrijving kunnen invoeren de opmaak wijzigen ( vet, cursief, opsommingstekens, hyperlinks, enz.). | Optionele opties: · Minimum lengte: hiermee verplicht je de gebruiker om minimaal x aantal characters in te voeren. · Maximum lengte: hiermee verplicht je de gebruiker om maximaal x aantal characters in te voeren. |
Nummer | Een veld voor numerieke waarden zoals getallen of bedragen. | Stel hierbij het formaat in volgens wat de gebruiker mag kunnen invoeren: · Een rond getal zonder decimalen · Een decimaal getal Optionele opties: · Toevoeging, bvb: m³ of €. Hoerbij stel je in of die voor of na de ingevulde waarde dient weergegeven te worden · Minimum waarde: hiermee verplicht je de gebruiker om een waarde in te geven die groter of gelijk is aan de ingestelde waarde. · Maximum waarde: hiermee verplicht je de gebruiker om een waarde in te voeren die kleiner of gelijk is aan de ingestelde waarde. |
Telefoon nummer | Een veld voor het invoeren van telefoonnummers, bestaande uit 2 delen; de landcode + het telefoonnumer. | Optioneel kunt hier een bepaalde landcode voorselecteren. Gebruikers zullen in dat geval geen andere landcode meer kunnen selecteren, dan de landcode die u heeft ingesteld. |
Keuze opties | Een veld waarin gebruikers een keuze kunnen maken uit voorafingestelde opties (dropdown). | Hierbij voegt u alle opties toe waar gebruikers uit kunnen kiezen. U kan deze lijst op elk moment bijwerken en alfabetisch sorteren.
· Enkele selectie · Meerkeuze: hierbij geeft u de mogelijkheid aan de gebruiker om meerdere opties te selecteren. o Minimum selectie: hiermee verplicht je de gebruiker om minimaal x aantal opties te selecteren. o Maximum selectie: hiermee verplicht je de gebruiker om maximaal x aantal opties te selecteren. |
Gebruikers | Een veld waarin gebruikers een gebruiker en/of groep kunnen selecteren. | Stel hierbij in wat de gebruiker precies mag kunnen selecteren: · Enkel gebruikers · Enkel groepen · Zowel gebruikers als groepen Indien gewenst duid u onder de opties aan of er meerdere gebruikers en/of groepen geselecteerd mogen worden. Zo ja heeft u ook hier de mogelijkheid om gebruikers te verplichten om: · Minimum x aantal opties te selecteren. · Maximum x aantal opties te selecteren. |
Datum | Een veld voor het invoeren van een datum. Kan via manuele input of via een kalender menu. | Stel hierbij het gewenste datum formaat in. Via de opties aan de linkerkant, filtert u de mogelijke opties in de dropdown. |
Tijd | Een veld voor het invoeren van een tijdstip. Kan via manuele input of via een timepicker. | Stel hierbij het gewenste tijd formaat in. Via de opties aan de linkerkant, filtert u de mogelijke opties in de dropdown. |
Type relatie | Een keuzeveld waarin gebruikers bijvoorbeeld een land, status of vaardigheid kunnen selecteren. | Stel hierbij het type* in waaruit de gebruiker een selectie mag kunnen maken: vaardigheid, status, land of meerdere types. *Deze lijst met types wordt later nog uitgebreid. |
Object relatie | Een keuzeveld of tabel waarin gebruikers een relatie kunnen toevoegen met andere entiteiten of taken. | Indien gewenst kunt u hier één of meerdere types toevoegen als “Parent” of “Related. Zo ja vinkt u het vakje “Specificeer types voor elke relatie” aan. Nu kunt u de gewenste types toevoegen via de knop “Type toevoegen”.
*Voorbeeld: Stel u heeft een organisatie -en een contactformulier. Op beide formulieren is hetzelfde relatieveld toegevoegd. Zodra een gebruiker een nieuw contact aanmaakt en een organisatie als parent-relatie toevoegd, wordt op het het formulier van de organistatie automatisch het nieuwe contact weergegeven als child-relatie. |
Bijlagen | Dit geeft de gebruikers de mogelijkheid om bestanden op te laden. | Alle bijlagen/bestanden die worden opgeladen in formulieren, worden opgeslagen in Ishtar.DMS. In de configuratie bij deze parameter kunt u de locatie instellen waar deze bestanden opgeslagen worden. · Selecteer indien gewenst één van de bestaande bibliotheken. Indien u dit niet doet zullen uw gebruikers de locatie kunnen kiezen. · Standaard worden alle bestands types aanvaard. U kunt deze types beperken indien gewenst. |