Contenu
Guide de l'administrateur : Groupes communautaires
Gestion des groupes communautaires
Ajout de nouveaux groupes communautaires
Liaison des groupes communautaires dans Ishtar
Gestion des groupes communautaires dans Ishtar.Portal
Gestion des groupes communautaires
1. Ouvrir Ishtar365
Accédez au menu de configuration d’Ishtar365 via l’icône des paramètres située dans la barre blanche en haut à droite.
2. Naviguer vers l’onglet « Groupes communautaires »
Cliquez sur l'onglet « Groupes communautaires » pour gérer les groupes existants ou en créer de nouveaux.
Ajouter un nouveau groupe communautaire
1. Cliquez sur le bouton « + » à côté de « Gérer les groupes communautaires »
Une nouvelle colonne apparaîtra où vous pourrez remplir les informations suivantes :
Titre : un titre pour le groupe communautaire
Description : une description du groupe communautaire
Sécurité : un groupe communautaire peut avoir 3 types de sécurité : ouvert, caché et avec approbation
Ouvert : le groupe est accessible à tous les utilisateurs externes.
Caché : le groupe est invisible pour tous, sauf pour les membres qui l'ont rejoint.
Un utilisateur peut rejoindre un groupe caché si :
Il a rejoint le groupe avant qu'il ne soit défini comme « caché ».
Un administrateur l'a ajouté au groupe via l'onglet « utilisateur » dans Ishtar.Portal.
Avec approbation : l'utilisateur doit être approuvé pour rejoindre le groupe.
Un utilisateur peut rejoindre un groupe avec approbation si :
Il a rejoint le groupe avant qu'il ne soit défini comme « avec approbation ».
Un administrateur l'a ajouté au groupe via l'onglet « utilisateur » dans Ishtar.Portal.
Il a demandé à rejoindre le groupe et sa demande a été approuvée par un administrateur dans Ishtar.Portal.
2. Couleur et icône
L'administrateur peut choisir une couleur et une icône pour chaque groupe communautaire, qui seront affichées dans le portail externe.
3. Gérer les sous-groupes
Un groupe communautaire peut avoir un ou plusieurs sous-groupes, principalement pour une subdivision logique/visuelle.
Si le groupe parent est « caché » ou « avec approbation », tous les sous-groupes le seront également.
Un sous-groupe peut être « caché » ou « avec approbation » même si le parent et les autres sous-groupes ne le sont pas.
Un utilisateur externe peut rejoindre un sous-groupe sans avoir à rejoindre le groupe parent.
4. Sauvegarder
Une fois toutes les informations remplies, cliquez sur le bouton « ENREGISTRER » en haut à gauche de la barre colorée.
Lier des groupes communautaires dans Ishtar
Lier des groupes communautaires avec Ishtar.DMS
Objectif : l'administrateur télécharge des documents dans Ishtar.DMS et ajoute des métadonnées. L'objectif est que, selon les métadonnées, le document soit visible uniquement pour un certain groupe de personnes, par exemple, les membres d'un groupe communautaire spécifique.
Étapes :
Ouvrir Ishtar.DMS
Accéder à la page de configuration en cliquant sur l'icône de configuration en haut à droite de la barre colorée.
Naviguer vers l'onglet « configuration des métadonnées ».
Dans la liste de gauche, sélectionner le paramètre de métadonnées approprié.
Dans la configuration du sélecteur de choix, sélectionner les groupes communautaires appropriés dans le menu déroulant « Gérer les groupes communautaires ».
Cliquer sur le bouton « ENREGISTRER » sous le menu déroulant.
Résultat : Une fois qu'un groupe communautaire est lié aux métadonnées, tous les documents avec ces métadonnées seront visibles pour les utilisateurs externes abonnés à ce groupe.
Remarques :
La visibilité dépend de la composition de la page dans Ishtar.Portal. Le composant web Ishtar.DMS est nécessaire pour visualiser les documents.
Selon les rôles attribués au composant web, l'utilisateur externe aura besoin d'un rôle avec des permissions de « visualisation ».
Des filtres supplémentaires peuvent être définis par l'administrateur pour limiter la visibilité des documents.
Lier des groupes communautaires avec des entités Ishtar.List
Objectif : un administrateur peut ajouter des personnes à des groupes communautaires même si elles n'ont pas encore de compte sur le portail externe.
Étapes :
Ouvrir le formulaire d'une entité Ishtar.List.
Faire défiler jusqu'à la propriété de données « groupe communautaire ».
Cliquer sur le bouton « + » pour les groupes auxquels vous souhaitez ajouter l'entité Ishtar.List.
Lien entre entités Ishtar.List et utilisateurs externes :
Objectif : nous avons un formulaire d'une personne dans Ishtar.List avec toutes ses données, et cette personne s'inscrit sur le portail externe. Nous voulons lier ces deux éléments pour qu'ils soient synchronisés.
Étapes :
Dans Ishtar.Portal, naviguer vers l'onglet « utilisateur ».
Sélectionner un « client » dans la liste de gauche.
Sélectionner un utilisateur dans la liste des utilisateurs du client sélectionné.
Cliquer sur le bouton « + » à côté de « Lier une entité Ishtar.List ».
Rechercher des entités Ishtar.List (affichées en fonction de leur champ « Nom »).
Sélectionner l'entité souhaitée.
Cliquer sur le bouton « ENREGISTRER » en haut à gauche.
Résultat : l'utilisateur externe est maintenant lié à l'entité dans Ishtar.List. Il voit son propre formulaire dans l'onglet « profil » sous « paramètres ». Les groupes communautaires sélectionnés dans l'entité Ishtar.List sont maintenant transférés à l'utilisateur externe. Les groupes communautaires sont synchronisés à partir de ce moment : si l'utilisateur externe rejoint ou quitte des groupes communautaires, cela sera également reflété dans le formulaire Ishtar.List.
Gérer les groupes communautaires dans Ishtar.Portal
Composant web de recherche de groupes communautaires
Paramètres différents :
Afficher tous les groupes (l'utilisateur pourra filtrer tous les groupes communautaires qui ne sont pas cachés et ceux auxquels il a accès).
Afficher uniquement les groupes abonnés.
Afficher uniquement une sélection spécifique de groupes.
Impact sur d'autres composants web : la sélection filtrera les composants web suivants :
DMS
Mises à jour
Tâches (réunions)
Calendrier
Onglet des groupes communautaires dans le profil utilisateur
Sélectionner un utilisateur et cliquer sur « Gérer les groupes communautaires ».
Ajouter l'utilisateur aux groupes communautaires souhaités.
Groupes communautaires dans le composant web des mises à jour
Ajouter une publication pour un ou plusieurs groupes communautaires ; seuls les groupes communautaires sélectionnés pourront voir la publication.