Ishtar365 Community groups

Inhoud

• Beheerdershandleiding: Communitygroepen

• Communitygroepen beheren

• Nieuwe communitygroepen toevoegen

• Communitygroepen linken in Ishtar

• Communitygroepen beheren in Ishtar.Portal

Beheerdershandleiding: Communitygroepen

Communitygroepen beheren

Open Ishtar365.

Navigeer naar het configuratiemenu van Ishtar365 via het instellingen-icoon in de witte balk rechtsboven.

Navigeer naar het tabblad ‘Communitygroepen’.

Nieuwe Communitygroepen toevoegen

Klik op de ‘+’ naast ‘Beheer Communitygroepen’.

Er verschijnt een nieuwe kolom waarin u de volgende informatie kunt invullen:

• Titel: Een titel voor de communitygroep.

• Beschrijving: Een beschrijving van de communitygroep.

• Beveiliging: Een communitygroep kan drie soorten beveiliging hebben: open, verborgen of goedkeuring.

  • Open: Wanneer een communitygroep niet ‘verborgen’ of ‘goedkeuring vereist’ is, kan elke externe gebruiker zich vrij aansluiten bij de groep.

  • Verborgen: De communitygroep is verborgen en niet zichtbaar voor anderen, behalve voor de leden van de groep.

    • Een gebruiker kan enkel lid worden van een verborgen groep als:

      • De gebruiker zich al eerder had aangesloten voordat de groep verborgen werd.

      • Een admin de gebruiker handmatig heeft toegevoegd via het gebruikers-tabblad in Ishtar.Portal.

  • Goedkeuring vereist: Bij deze optie moet een gebruiker goedgekeurd worden door een admin om lid te kunnen worden.

    • Een gebruiker kan lid worden van een goedkeuringsgroep als:

      • De gebruiker al lid was voordat de groep goedkeuringsplichtig werd.

      • Een admin de gebruiker handmatig toevoegde.

      • De gebruiker een aanvraag indiende en deze werd goedgekeurd via Ishtar.Portal.

• Kleur: De beheerder kan een kleur kiezen voor elke communitygroep; deze wordt getoond in het externe portaal.

• Icoon: De beheerder kan een icoon kiezen voor elke communitygroep; ook dit wordt getoond in het externe portaal.

• Subgroepen beheren: Een communitygroep kan één of meerdere subgroepen hebben. Dit is vooral een visuele of logische opsplitsing zonder grote functionele gevolgen, maar houd rekening met:

  • Als de hoofgroep ‘verborgen’ of ‘goedkeuring vereist’ is, dan zijn alle subgroepen dat ook.

  • Een subgroep kan op zich verborgen of goedkeuring vereist zijn als de hoofdgroep geen beveiliging heeft.

    
     

  • Een externe gebruiker kan rechtstreeks lid worden van een subgroep zonder lid te zijn van de hoofdgroep.

Na het invullen of aanpassen van de informatie, klikt u op ‘OPSLAAN’ linksboven in de gekleurde balk om de wijzigingen op te slaan.

Communitygroepen linken in Ishtar

Communitygroepen linken in Ishtar.DMS

Doel: Documenten uploaden in Ishtar.DMS, metadata toevoegen, en ervoor zorgen dat documenten enkel zichtbaar zijn voor gebruikers die lid zijn van een specifieke communitygroep.

Stappen:

1. Open Ishtar.DMS.

2. Navigeer naar de configuratiepagina via het configuratie-icoon rechtsboven.

3. Ga naar het tabblad ‘Metadata Configuratie’.

4. Selecteer het juiste metadata-veld aan de linkerkant.

5. Selecteer de juiste metadata-optie in de ‘Keuzelijst configuratie’.

6. Selecteer de gewenste communitygroepen in het dropdownmenu ‘Communitygroepen beheren’.
   
    

7. Klik op ‘OPSLAAN’.
   
    

Resultaat: Documenten met de gekoppelde metadata zijn alleen zichtbaar voor externe gebruikers die lid zijn van de gekoppelde communitygroep.

Let op:

• De zichtbaarheid hangt af van de aanwezigheid van de Ishtar.DMS webpart in Ishtar.Portal.

• De gebruiker moet over de juiste rol beschikken met ‘bekijken’-rechten.

• Extra filters in de webpart kunnen het zichtbare documentaanbod beperken.

Communitygroepen linken met Ishtar.List-entiteiten

Doel: Gebruikers toevoegen aan communitygroepen, zelfs als ze nog geen account hebben in het externe portaal.

Stappen:

1. Open een formulier van een Ishtar.List-entiteit.

2. Scroll naar de dataveld ‘Communitygroep’.

3. Klik op de ‘+’ knop bij de gewenste groepen.

Belangrijk:

De link tussen de Ishtar.List-entiteit en de externe gebruiker zorgt ervoor dat de gekozen communitygroepen gesynchroniseerd worden met de gebruiker.

Link tussen Ishtar.List-entiteiten en externe gebruikers

Doel: Een persoon in Ishtar.List koppelen aan een externe gebruiker zodat hun gegevens gesynchroniseerd zijn.

Stappen:

1. Navigeer in Ishtar.Portal naar het tabblad ‘Gebruikers’.

2. Selecteer een klant in de linker lijst.

3. Selecteer een gebruiker uit de lijst van gebruikers.

4. Klik op ‘+’ naast ‘Koppel Ishtar.List-entiteit’.
    

5. Zoek en selecteer de juiste entiteit (gebaseerd op de ‘Naam’).

6. Klik op ‘OPSLAAN’.

Resultaat:

• De externe gebruiker is gekoppeld aan de Ishtar.List-entiteit.

• De gebruiker ziet zijn/haar eigen formulier onder ‘Profiel’ in het tabblad ‘Instellingen’.

• Lidmaatschappen van communitygroepen worden gesynchroniseerd.

Communitygroepen beheren in Ishtar.Portal

Communitygroep zoek-webpart

Verschillende instellingen mogelijk:

• Alle groepen tonen (gebruikers kunnen filteren op alle niet-verborgen groepen en groepen waar ze lid van zijn).

• Enkel ingeschreven groepen tonen.

• Specifieke selectie van groepen tonen.

Impact op andere webparts: De selectie filtert:

• DMS

• Updates

• (Vergader)Taken

• Kalender

Communitygroepen tabblad in gebruikersprofiel

• Selecteer een gebruiker en klik op ‘Beheer communitygroepen’.
   

• Voeg de gebruiker toe aan gewenste communitygroepen.

Communitygroepen in het Updates-webpart

• Wanneer een update wordt toegevoegd voor één of meerdere communitygroepen, zullen alleen de geselecteerde groepen de post kunnen zien.