Inhoud
- Beschrijving
- Startpagina
- Mijn taken vs alle taken
- Filters
- Kanban-bord
Wat houdt Ishtar.Tasks in?
Ishtar.Tasks is een modulaire taken applicatie die zowel eenvoudige als meer complexe aaneenschakelingen van taken overzichtelijk kan weergeven. Het biedt een gebruiksvriendelijke manier voor het opvolgen, beheren en plannen van alle taken, waardoor gebruikers productiever en georganiseerder kunnen werken. Gebruikers kunnen ook prioriteiten toewijzen aan taken, deadlines instellen, herinneringen ontvangen, sub taken maken, afhankelijkheden instellen, checklists toevoegen en nog zo veel meer. Ook voor wederkerende taken biedt Ishtar.Tasks een geautomatiseerde oplossing.
Startpagina
Na het starten van de applicatie, of door op de 'home'-knop te klikken, komt u terecht op de startpagina van Ishtar.Tasks. Deze pagina biedt een algemeen overzicht van alle taken waartoe u toegang heeft. Teamleden kunnen zien welke taken er zijn, in welk stadium ze zich bevinden en wie eraan werkt. Standaard worden alle taken in een lijst weergave weergegeven, maar het is ook mogelijk om al deze taken te bekijken in een kanban-bord met swimming lanes. Door te klikken op een taak vind je in enkele klikken alle nodige informatie.
Mijn taken vs alle taken
Standaard worden alle taken weergegeven waartoe u toegang heeft. Zo ziet u alle taken van collega's binnen uw afdeling of groep. Als verantwoordelijke ziet u ook alle taken van medewerkers uit groepen onder de groep waar u inzit. Sommige projecten kunnen beperkte toegang hebben. Om de taken van dat project te kunnen zien, dient u minimaal toegang te hebben tot dat project. Alleen Ishtar.Tasks-beheerders kunnen alle taken in uw organisatie zien.
U kan het overzicht van alle taken aanpassen zodat u alleen een overzicht heeft van al uw eigen taken. Dit omvat alle taken die u zelf heeft aangemaakt om zelf uit te voeren of andere collega(s), waarbij u toegewezen bent als uitvoerder en alle taken waar u als goedkeurder bent aangewezen.
Deze knoppen kan u ook te vinden op het kanban-bord. Telkens wanneer u deze weergave wijzigt, wordt deze keuze opgeslaan.
Filters
U kan het overzicht van alle taken filteren op basis van 1 of meerdere zoektermen. U begint aan de linkerkant door de gewenste kolom te selecteren. Daarna voert u een gewenste zoekterm in. Om de filter te activeren drukt u op “Enter” of klikt u op de zoek knop 
. Indien gewenst kan u nog bijkomende filters toevoegen. Let wel op, de resultaten in het overzicht zijn afhankelijk van al uw toegevoegde filters samen. In het voorbeeld hieronder ziet u dat er 2 filters actief zijn op verschillende kolommen. U kan een actieve filter nog wijzigen door deze te selecteren, te wijzigen in het menu en te heractiveren via de “Enter” toets of de zoek knop.
Om een actieve filter te verwijderen, klikt u bij de gewenste filter op de volgende knop 
. Om alle actieve filters in één klik te verwijderen, klikt u op de "reset filter"-knop 
. Nadat alle filters zijn verwijderd worden alle taken opnieuw weergegeven.
Kanban-bord
Naast de lijst weergave van alle taken op de startpagina, kan u al deze taken ook eenvoudig visualiseren op het Kanban-bord. Hierop worden alle taken als kaarten weergegeven in verschillende groepen/kolommen per status. Teamleden kunnen eenvoudig zien welke taken er zijn en in welk stadium ze zich bevinden.
Taakbeheer
Wanneer u in het takenoverzicht op een specifieke taak klikt en vervolgens op de knop "Details" drukt, wordt alle relevante informatie over die taak weergegeven. Een pop-up verschijnt met verschillende tabbladen waarin alle informatie over de taak en mogelijke opties overzichtelijk weergeven.
Om een nieuwe taak toe te voegen, klikt u op de knop "Taak toevoegen". Dit opent een pop-up waarin alle informatie met betrekking tot de taak wordt bijgehouden. In het eerste tabblad, genaamd "Info", kunt u de belangrijkste gegevens voor de nieuwe taak invoeren. In het eerste veld van de info tab, wordt er een taak nummer weergegeven. Dit is een automatische nummering, die u indien gewenst kan aanpassen. Naast het taak nummer kan u een korte en duidelijke naam invoeren voor de taak. Meer details kan u invoeren in het veld beschrijving.
Voor iedere taak is het verplicht om het taaktype te selecteren. Op dit moment zijn er drie taaktypen beschikbaar, namelijk: uitvoering, evenement en vergadering. Momenteel is er geen verschil tussen deze types, maar deze functionaliteiten zullen in de toekomst worden uitgebreid en gedocumenteerd. Omdat het gaat om een nieuwe taak, is de status standaard ingesteld op "Nieuw" en kan deze niet worden aangepast. U kunt wel een vaardigheid en een specifiek project aan de taak koppelen.
De startdatum en deadline worden automatisch ingevuld met de dag van vandaag. De deadline van de taak wordt automatisch berekend als de startdatum + 2 maanden. Beide datums kunnen naar wens worden aangepast of indien gewenst leeg worden gelaten als een van beide niet van toepassing is.
Als volgt kan u meteen één of meerdere medewerkers selecteren die de taak zullen moeten uitvoeren.
Het volgende icoontje 
wordt naast een persoon weergegeven indien deze al aan één of meerdere taken is toegewezen in dezelfde periode.
Indien u ook een licentie heeft voor Ishtar.Resource, dan kan u ook meteen de nodige machines toewijzen.
Alle verplichte velden worden aangeduid met een sterretje. Sommige velden zoals bv. een email adres, zijn niet verplicht maar dienen wel juist ingevuld te worden alvorens er kan worden opgeslaan.
Standaard wordt alleen het tabblad "Info" weergegeven. Via de "+" knop kunt u extra tabbladen (functionaliteiten) toevoegen voor het volgen van de progressie, subtaken*, afhankelijkheden*, het toevoegen van checklists, het instellen van notificaties*, het toevoegen van bijlagen* en een goedkeuringsworkflow. Hieronder worden al deze verschillende functionaliteiten verder uitgelegd:
* Deze functionaliteiten kunnen pas toegevoegd worden na het opslaan van een nieuwe taak.
Progressie:
Als u ervoor kiest om de progressie tab toe te voegen bij een taak, kan deze bijgehouden worden via drie verschillende methoden:
- Manuele progressie: Dit omvat een invoerveld en een schuifregelaar, waarmee u handmatig de voortgang van de taak kunt bijhouden. Beide componenten zijn met elkaar gesynchroniseerd en tonen de voortgang tussen 0 en 100%. U kunt de voortgang op elk moment bijwerken.
Tijd: Hierbij worden er 3 velden weergegeven. In het eerste wordt het totaal aantal uren ingevuld dat voorzien is om de taak uit te voeren. In het tweede veld, vult men het aantal uren in dat al aan de taak is besteed. Telkens moet u het huidige aantal uren overschrijven met de som van de extra gepresteerde tijd. Waarna het veld "resterende tijd" automatisch wordt bijgewerkt
- Ishtar.Time: Bij deze optie wordt de gepresteerde tijd voor de taak automatisch berekend. Hierbij ziet u dezelfde velden als bij de bovenstaande optie "Tijd". In het eerste veld vult u het totale aantal uren in dat voorzien is om de taak uit te voeren. De overige worden automatisch bijgewerkt (read-only) op basis van alle tijdsregistraties door de medewerkers die aan de taak werken.
Goedkeuringsflow:
- Beschrijving: Telkens wanneer de beschrijving wordt bijgewerkt van de huidige taak zal de goedkeuringsflow (opnieuw) gestart worden.
- DMS bibliotheek: Deze optie dient u te selecteren indien u een goedkeuringsflow wenst in te stellen voor één of meerdere Ishtar.DMS bibliotheken. Voor deze optie dient u de taak op te slaan als een template. Na het opslaan, opent u de bibliotheek configuratie instellingen van Ishtar.DMS en selecteerd u de template taak bij de gewenste bibliotheek. Sla uw wijgingen op om de goedkeuringsflow te activeren.
- Bestand: Voor deze optie dient er minimaal één bijlage toegevoegd te zijn. Voeg het tabblad "Bijlagen" toe aan deze taak en laad de nodige bestanden op. Na het instellen van de goedkeuringsflow en het opslaan van de taak, start de goedkeuringsflow voor de opgeladen bijlagen.
Nadat u één van bovenstaande opties heeft geselecteerd, klikt u op de "+". Via deze knop kan u telkens een nieuwe ronde toevoegen. Iedere ronde krijgt automatisch een naam met een volgnummer. Indien u deze naam wenst te wijzigen, klikt u op de volgende knop 
en voert u de gewenste naam in.
Per ronde moet minimaal één persoon worden aangeduid als goedkeurder. Klik hiervoor op de "+" knop in de desbetreffende ronde. Herhaal deze stap voor alle personen waarvoor goedkeuring vereist is. Indien er enkel goedkeuring vereist is van slechts één van de nodige personen, kunt u via dezelfde dropdown meerdere mensen toevoegen. In het voorbeeld ziet u 4 goedkeurders. Hierbij moeten zowel Tim als Miet goedkeuren en bovendien is er ook goedkeuring nodig van Christopher of Wim.
Zodra er één persoon het document of de beschrijving afkeurt, zal de status automatisch veranderen naar "Geweigerd", zelfs al zijn er nog meerdere rondes. Wanneer de beschrijving of het document wordt aangepast, zal de goedkeuringsflow opnieuw starten.
Checklist:
In deze tab heeft u de mogelijkheid om één of meerdere items toe te voegen die moeten worden voltooid of gecontroleerd tijdens de voorbereiding en/of uitvoering van een bepaalde taak. Klik op de knop "Item toevoegen" en voer de gewenste tekst in het daarvoor bestemde invoerveld. Herhaal deze stappen voor elk checklistitem dat u aan de taak wilt toevoegen. U kunt op elk moment de volgorde wijzigen door bepaalde items te verslepen. Zodra er bepaalde checklist items voltooid zijn, kunt u ze afvinken via de checkbox naast ieder item.
Bijlagen:
In deze tab kan u één of meerdere bestanden toevoegen als bijlage aan de taak. Klik op de knop "Upload" om een bestand toe tevoegen. Selecteer vervolgens een bestand op uw computer. In het popup-venster heeft u de mogelijkheid om de bestandsnaam aan te passen indien nodig. Klik op "Upload" om het opladen te voltooien. U heeft ook de mogelijkheid om bestanden te slepen vanuit uw Windows of MacOS in dit tabblad (drag & drop).
Het opladen van bestanden is momenteel beperkt tot één bestand per keer.
Alle bestanden die u als bijlage toevoegd bij de verschillende taken worden opgeslagen in Ishtar.DMS