Inhoud
- Beschrijving
- Startpagina
- Weergave
- Filters
- Kanban bord
- Mijn taken vs alle taken
- Rechten
- Taken beheer
- Nieuwe taak toevoegen, bewerken en verwijderen
- Taakuitbreidings modules
- Overzicht van datavelden
Wat houdt Ishtar.Tasks in?
Ishtar.Tasks is een modulaire taken applicatie die zowel eenvoudige als meer complexe aaneenschakelingen van taken overzichtelijk kan weergeven. Het biedt een gebruiksvriendelijke manier voor het opvolgen, beheren en plannen van alle taken, waardoor gebruikers productiever en georganiseerder kunnen werken. Gebruikers kunnen ook prioriteiten toewijzen aan taken, deadlines instellen, herinneringen ontvangen, sub taken maken, afhankelijkheden instellen, checklists toevoegen en nog zo veel meer. Ook voor wederkerende taken biedt Ishtar.Tasks een geautomatiseerde oplossing.
Startpagina
Na het starten van de applicatie, of door op de 'home'-knop te klikken, komt u terecht op de startpagina van Ishtar.Tasks. Deze pagina biedt een overzicht van alle taken in uw organisatie, waartoe u toegang heeft (zie hoofdstuk “Rechten”). Teamleden kunnen zien welke taken er zijn, in welk stadium ze zich bevinden en wie eraan werkt. Standaard worden alle taken in een lijst weergave weergegeven, maar het is ook mogelijk om al deze taken te bekijken in een kanban-bord met swimming lanes. Door te klikken op een taak vind je in enkele klikken alle nodige informatie.
Weergave
U heeft de mogelijkheid om de weergave van het overzicht volledig naar wens aan te passen. Deze aanpassingen worden automatisch opgeslagen, zodat u ze niet telkens opnieuw hoeft in te stellen.
Zo kunt u:
· bepaalde kolommen weergeven en verbergen. Via de volgende knop kan u alle bestaande datavelden terugvinden in een menu-overzicht. Hier kunt u selecteren welke kolommen voor u zichtbaar mogen zijn en welke niet. Het overzicht wordt onmiddellijk bijgewerkt zodra u een kolom aan- of uitvinkt.
· de volgorde van de de kolommen wijzigen, door de gewenste kolom te selecteren, te slepen en los te laten op de gewenste positie.
· instellen op welke kolom het overzicht moet worden gesorteerd*. Bij de eerste keer klik op de gewenste kolomnaam wordt het overzicht gesorteerd van A-Z (of 0-9 bij een nummering). Na een tweede klik wordt de kolom in de andere richting gesorteerd, van Z-A of (9-0). *Alleen als er een pijltje naast de kolomnaam verschijnt, kan deze kolom gesorteerd worden.
· hoeveel items er standaard per pagina worden getoond. Dit aantal kunt u wijzigen in de rechter benedenhoek. Zo worden de eerste x aantal resultaten weergegeven en kunt u via de navigatieknoppen tussen de verschillende pagina's in het overzicht navigeren.
Filters
U kan het overzicht eenvoudig filteren op basis van 1 of meerdere zoektermen.
· U selecteert de gewenste kolom aan de linkerkant.
· Selecteer de gewenste optie:
- Bevat (standaard) of bevat niet
- Heeft een waarde of heeft geen waarde
· Vervolgens voert u de gewenste zoekterm in.
· Om de filter te activeren drukt u op “Enter” of klikt u op de zoek knop .
Indien gewenst kan u nog bijkomende filters toevoegen. In dat geval zijn de resultaten in het overzicht afhankelijk van al uw toegevoegde filters samen.
U kan een actieve filter:
· Wijzigen: door deze te selecteren, te wijzigen in het menu en te heractiveren via de “Enter” toets of de zoek knop.
· Verwijderen: door op de x-knop naast de betreffende filter te klikken.
Om alle actieve filters in één klik te verwijderen, klikt u op de "reset filter"-knop aan de linkerkant. Nadat alle filters zijn verwijderd wordt alle data opnieuw weergegeven.
Kanban bord
Naast de lijst weergave van alle taken op de startpagina, kunt u al deze taken ook eenvoudig visualiseren op het Kanban-bord (toegankelijk via het menu). In dit overzicht worden alle taken weergegeven als kaarten, gegroepeerd in kolommen op basis van hun status. Zo krijgen teamleden in één oogopslag een duidelijk overzicht van alle taken en de fase waarin ze zich bevinden.
Mijn taken vs alle taken
· “Alle taken”: hieronder worden alle taken weergegeven waartoe u toegang heeft.
- Zo ziet u alle taken van collega's binnen uw afdeling/groep.
- Als verantwoordelijke ziet u ook alle taken van medewerkers uit onderliggende groepen (organigram van Ishtar.Tasks).
- Als beheerder van Ishtar.Tasks kan u hieronder alle taken in uw organisatie terugvinden.
· “Mijn taken”: hieronder worden enkel de taken weergegeven:
- die u zelf heeft toegoevoegd
- waarbij u bent toegewezen als uitvoerder en/of goedkeurder.
Rechten
Naast de standaard toegang (onder “Alle taken”), kunnen er ook specifieke rechten per taak worden toegekend. Beheerders kunnen instellen welke taken u al dan niet mag bekijken, aanmaken, bewerken of verwijderen.
· Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat u taken mag aanmaken aan de hand van een bepaald form/taak template, maar enkel de taken kunt zien die u zelf heeft toegevoegd.
· In sommige gevallen kunt u een taak na toevoeging nog wel bekijken, maar niet meer bewerken of verwijderen.
Op dit moment is het echter visueel niet duidelijk wanneer u een bepaalde taak niet kunt opslaan of verwijderen.
Taakbeheer
Hieronder vind u alle informatie over het toevoegen en bewerken van taken. U kunt alle bestaande taken openen door in het overzicht op de betreffende taak te klikken. De taakdetails worden vervolgens weergegeven in een pop-upvenster met verschillende tabbladen waarin alle taakgegevens en beschikbare opties overzichtelijk worden weergeven.
Nieuwe taak toevoegen
1. Klik in de menubalk op de knop "Nieuwe taak".
2. Selecteer het juiste formulier voor het type taak + een template. Dit overzicht bevat alle formulieren en template taken die door de administrator(s) van uw organisatie zijn opgesteld.
3. Vervolgens wordt het bijbehorende formulier geopend en kunt u meteen beginnen met het invoeren van alle relevante informatie.
Het formulier van een taak kan verschillende soorten velden bevatten, waaronder enkele standaardvelden als: taaknaam, status, de toegewezen medewerkers, startdatum, deadline en einddatum. Daarnaast kunnen beheerders extra velden toevoegen, welke nodig zijn per taakproces. Dit kunnen velden zijn waarin u alleen tekst kunt invoeren, velden waarin u een keuze maakt uit een dropdownmenu, relatie velden en meer.
Sommige velden moeten verplicht worden ingevuld. Naast het feit of een invoerveld al dan niet verplicht is, dient u uw invoer mogelijk te voldoen aan specifieke voorwaarden. Bijvoorbeeld, voor een nummer kan er een waarde binnen een bepaald bereik vereist zijn, of bepaalde tekst moet voldoen aan een verplichte notatie.
🔔 | Als een veld een rode omranding heeft, betekent dit dat het veld niet correct gevalideerd is. Hover met uw muis over het veld om een validatiemelding te zien die aangeeft wat er moet worden aangepast. |
Zodra u klaar bent, kunt u alles opslaan via de "Save” knop. Opslaan is alleen mogelijk wanneer alle verplichte velden (gemarkeerd met een sterretje) zijn ingevuld en alle velden correct ingevuld zijn. Na het opslaan wordt de toegevoegde taak onderaan in het overzicht weergegeven.
Weergeven en bewerken van een taak
1. Selecteer een bepaalde taak in het dashboard
Alle informatie van de geselecteerde taak wordt nu weergegeven in het formulier waarin het werd toegevoegd. Naast de naam van de geselecteerde taak, kunt u ook het type taak/formulier herkennen.
2. Maak de gewenste wijzigingen. Let hier bij op dat alle velden correct gevalideerd zijn, zie “Nieuwe taak toevoegen” voor meer informatie.
3. Als er specifieke velden ontbreken bij een taak en u beschikt over nodige rechten, kunt u deze toevoegen via de knop "Formulier bewerken”. Meer informatie over het toevoegen van datavelden, kan u terugvinden in de administrator handleiding.
🔔 | Als u het formulier van de geselecteerde taak bewerkt, blijft het template ongewijzigd. |
4. Klik op “Save” nadat u klaar bent met het aanbrengen van de gewenste wijzigingen.
Verwijderen van een taak
1. Selecteer de gewenste taak in het dashboard
2. Klik op de “Delete” knop
3. Bevestig deze actie door opnieuw op “Verwijderen” te klikken of de actie te annuleren.
Taakuitbreidingsmodules
Elke taak bevat standaard een “Info tabblad”. Afhankelijk van de configuratie kan een beheerder het taaktemplate al hebben uitgebreid met extra tabbladen (functionaliteiten). Is dat niet het geval, dan kunt u dit eenvoudig zelf doen.
Via de “+”knop kunt u extra tabbladen toevoegen voor het opvolgen van de progressie, een goedkeuringsworkflow, subtaken en stapsgewijze afhandeling met een checklist. Deze uitbreidingen worden hieronder in detail toegelicht.
Progressie
Als u ervoor kiest om de progressie tab toe te voegen bij een taak, kan deze bijgehouden worden via drie verschillende methoden:
- Manuele progressie: Dit omvat een invoerveld en een schuifregelaar, waarmee u handmatig de voortgang van de taak kunt bijhouden. Beide componenten zijn met elkaar gesynchroniseerd en tonen de voortgang tussen 0 en 100%. U kunt de voortgang op elk moment bijwerken.
- Tijd: Hierbij worden er 3 velden weergegeven. In het eerste wordt het totaal aantal uren ingevuld dat voorzien is om de taak uit te voeren. In het tweede veld, vult men het aantal uren in dat al aan de taak is besteed. Telkens moet u het huidige aantal uren overschrijven met de som van de extra gepresteerde tijd. Waarna het veld "resterende tijd" automatisch wordt bijgewerkt.
- Ishtar.Time: Bij deze optie wordt de gepresteerde tijd voor de taak automatisch berekend. Hierbij ziet u dezelfde velden als bij de bovenstaande optie "Tijd". In het eerste veld vult u het totale aantal uren in dat voorzien is om de taak uit te voeren. De overige velden worden automatisch bijgewerkt op basis van alle tijdsregistraties van de medewerkers die aan de taak hebben gewerkt.
Goedkeuringsflow
Na het toevoegen van dit tabblad, start u met een keuze te maken in de dropdown “type” uit één van de volgende opties:
- Beschrijving: Hierbij dient de gebruiker een duidelijke beschrijving in te voeren, wat er precies dient goedgekeurd te worden.
- DMS bibliotheek: Deze optie dient u te selecteren indien u een goedkeuringsflow wenst in te stellen voor één of meerdere Ishtar.DMS bibliotheken. Voor deze optie dient u de taak op te slaan als een template. Na het opslaan, opent u de bibliotheek configuratie instellingen van Ishtar.DMS en selecteert u de template taak bij de gewenste bibliotheek. Sla uw wijgingen op om de goedkeuringsflow te activeren.
Nadat u één van bovenstaande opties heeft geselecteerd, klikt u op de "+". Via deze knop kan u telkens een nieuwe ronde toevoegen. Iedere ronde krijgt automatisch een naam met een volgnummer. Indien u deze naam wenst te wijzigen, klikt u op de volgende knop 
en voert u de gewenste naam in.
Per ronde moet minimaal één persoon worden aangeduid als goedkeurder. Klik hiervoor op de "+" knop in de desbetreffende ronde. Herhaal deze stap voor alle personen waarvoor goedkeuring vereist is. Indien er enkel goedkeuring vereist is van slechts één van de nodige personen, kunt u via dezelfde dropdown meerdere mensen toevoegen. In het voorbeeld ziet u 4 goedkeurders. Hierbij moeten zowel Tim als Miet goedkeuren en bovendien is er ook goedkeuring nodig van Christopher of Wim.
Zodra er één persoon het document of de beschrijving afkeurt, zal de status automatisch veranderen naar "Geweigerd", zelfs al zijn er nog meerdere rondes. Wanneer de beschrijving of het document wordt aangepast, zal de goedkeuringsflow opnieuw starten.
Subtaken
In deze tab kunt u één of meerdere sub taken onder de huidige taak toevoegen. Dit kan een bestaande taak zijn, in dat geval selecteert u de gewenste taak(en) in de dropdown. Hierbij wordt het overzicht telkens bijgewerkt. Nieuwe taken kunt u toevoegen via de knop “Subtaak aanmaken” in de menu balk. Na het opslaan van de nieuwe subtaak wordt deze weergegeven in het overzicht. Na het toevoegen van de nodige subtaken, dient u nog de hoofdtaak op te slaan.
Wanneer u een taak start van een taak template met voorgeconfigureerde subtaken. Dient u iedere subtaak te openen, de details over de taak bij te werken waar nodig en vervolgens op te slaan. Als laatste dient u de nieuwe/hoofd taak op te slaan.
Checklist
In deze tab heeft u de mogelijkheid om één of meerdere items toe te voegen die moeten worden voltooid of gecontroleerd tijdens de voorbereiding en/of uitvoering van een bepaalde taak. Klik op de knop "Item toevoegen" en voer de gewenste tekst in het daarvoor bestemde invoerveld. Herhaal deze stappen voor elk checklistitem dat u aan de taak wilt toevoegen. U kunt deze lijst op elk moment uitbreide, bepaalde opties verwijderen en de volgorde wijzigen door bepaalde items te verslepen. Zodra er bepaalde checklist items voltooid zijn, kunt u ze afvinken via de checkbox naast ieder item.
Overzicht van datavelden
Type | Beschrijving |
Text | Een tekstveld waarin u korte tekst kunt invoeren, zoals een naam of titel. · X: dient u te vervangen door een kleine of hoofdletter · #: dient u te vervangen door een nummeriek getal · Alle andere tekens dient u volledig over te nemen |
Rich text | Een veld waarin u langere beschrijvingen kunt invoeren bestaande uit opgemaakte tekst, inclusief vet, cursief, opsommingstekens, hyperlinks, enz. |
Nummer | Een veld voor numerieke waarden zoals getallen of bedragen. In sommige gevallen heeft de administrator een minimum- of maximum waarde ingesteld. Daarnaast is het mogelijk dat uw invoer geen decimalen mag bevatten. |
Telefoon nummer | Een veld voor het invoeren van telefoonnummers, bestaande uit 2 delen; de landcode + het telefoonnumer. |
Keuze opties | Een veld waarin u een keuze maakt uit een vooraf bepaalde lijst met opties (dropdown). Indien u meerdere selecties mag uitvoeren kan dit aan de hand van checkboxes. |
Gebruikers | Een veld dat verwijst naar bestaande gebruikers en groepen binnen het systeem waaruit u een selectie kunt maken. De administrator kan hier ingesteld hebben dat u enkel gebruikers, enkel groepen of zowel gebruikers en groepen kunt selecteren. Indien u meerdere selecties mag uitvoeren kan dit aan de hand van checkboxes. |
Datum | Een veld voor het invoeren van een datum. Kan via manuele input of via een kalender menu. U dient steeds het opgegeven datum formaat te volgen. |
Tijd | Een veld voor het invoeren van een tijdstip. Kan via manuele input of via een timepicker. U dient steeds het opgegeven formaat te volgen (12h/24h). |
Type relatie | Een keuzeveld waarin u bijvoorbeeld een land, status of vaardigheid kunt selecteren. Indien u meerdere selecties mag uitvoeren kan dit aan de hand van checkboxes. |
Object relatie | Een veld waarmee u een relatie kunt leggen met andere entiteiten. Indien u meerdere selecties mag uitvoeren kan dit aan de hand van checkboxes. |
Bijlagen | Hierbij heeft u de mogelijkheid om bestanden op te laden. Alle bestanden die worden opgeladen, worden opgeslagen in Ishtar.DMS. Mogelijk heeft de administrator een bibliotheek ingesteld waar deze opgeslagen zullen worden. Sommige bestandstypes worden niet aanvaard. U zal een notificatie zien, waarin de aanvaarde bestandstypes worden opgelijst. |