Paramètres de configuration (admin)

La section de configuration n'est accessible qu'aux utilisateurs ayant des droits d'administrateur. Seuls les administrateurs peuvent utiliser la fonction dans le menu de navigation, naviguer jusqu'à cette page. La section de configuration se compose des onglets suivants :

• Clients
• Rôles
• Utilisateurs
• Pages

Klanten

Dans cet onglet, vous avez un aperçu des types de formulaires liés à Ishtar.List et des administrateurs qui reçoivent toutes les notifications de demande d'accès.

Sur le côté gauche, vous verrez un aperçu des types de formulaires sélectionnés. Ceux-ci correspondent aux modèles de formulaires dans Ishtar.List.
Par exemple, si vous avez un formulaire "Organisation" dans Ishtar.List qui ajoute tous vos clients, ce formulaire devrait être listé ici sous les types de listes sélectionnés. Une combinaison de plusieurs formulaires est également possible.

Utilisez le menu déroulant "Types de listes disponibles" pour sélectionner les formulaires souhaités dans Ishtar.List.

Sous "Notifications d'accès", sélectionnez tous les membres du personnel pour recevoir une notification chaque fois qu'un utilisateur demande l'accès au portail distant ou à un groupe de la communauté d'intérêt nécessitant une approbation.

Rôles

Aan de linkerkant, onder "Klanten", worden alle entiteiten weergegeven die zijn toegevoegd met een van de gekoppelde formulieren van Ishtar.CRM.

Bovenaan de lijst vindt u ook "Algemene rollen". Daaronder vindt u twee rollen die voornamelijk in het systeem zijn geconfigureerd: "Beheerder" en "Gebruiker".

U kunt de standaard rollen naar wens uitbreiden en ze zijn van toepassing op alle klanten. Daarnaast kun je ook een aantal specifieke rollen aanmaken voor elke klant.

Ajouter un nouveau rôle

1.      Sélectionnez "Rôles généraux" ou un client spécifique.

2.      Cliquez sur le bouton "+".

3.      Saisissez le nom du rôle souhaité.

Retrait d'un rouleau

1.      Sélectionnez "Rôles généraux" ou un client spécifique.

2.      Sélectionnez le rôle souhaité

3.      Cliquez sur le bouton supprimer

Utilisateurs

Dans cet onglet, sur le côté gauche, sous "Clients", toutes les entités ajoutées avec l'un des formulaires liés d'Ishtar.CRM.

Les utilisateurs qui accèdent au portail externe sont répartis par organisation.

Inviter de nouveaux utilisateurs

1.      Sélectionnez l'organisation à laquelle appartient l'utilisateur.

2.      Cliquez sur le bouton "Copier le lien d'invitation du client".

3.      Envoyez ce lien d'invitation par e-mail ou par Teams aux utilisateurs souhaités.

4.      Joignez le guide de l'utilisateur pour la création du compte (facultatif).

Traitement des demandes des utilisateurs

Lorsqu'un nouvel utilisateur s'inscrit ou qu'un utilisateur existant demande l'accès à un groupe de communauté d'intérêt particulier, l'ensemble des administrateurs reçoit une notification.

Cliquez sur le lien ou sélectionnez l'organisation à laquelle l'utilisateur a demandé l'accès. Vous verrez alors apparaître les nouvelles demandes.

Vous avez peut-être laissé Ishtar.Portal ouvert pendant un certain temps. Dans ce cas, cliquez sur le bouton d'actualisation (à côté de "Clients") pour charger les demandes d'accès récentes.

Toutes les nouvelles demandes d'accès au canal externe apparaissent dans la colonne "Demandes d'utilisateurs". Les demandes adressées à des groupes nécessitant une approbation apparaissent dans la colonne "Demandes de groupes communautaires".

Cliquez sur le bouton "Accepter" ou "Refuser" pour traiter la demande. Après avoir accepté un nouvel utilisateur, n'oubliez pas de lui attribuer un rôle !

Gestion des droits des utilisateurs

Après avoir accordé l'accès au portail distant à un nouvel utilisateur, vous pouvez définir les autorisations suivantes en tant qu'administrateur :

Rôle de l'utilisateur

Cliquez sur le bouton "+" pour attribuer un ou plusieurs rôles.
Vous souhaitez supprimer un rôle ? Cliquez sur le bouton "Supprimer" à côté du rôle concerné.

Autoriser l'adhésion gratuite

En utilisant la case à cocher "L'utilisateur peut rejoindre des groupes communautaires", déterminez si l'utilisateur peut ajouter, supprimer ou se retirer des groupes de communautés d'intérêt.

Gestion des groupes

Cliquez sur le bouton "Gérer les groupes communautaires" pour déterminer les groupes de communautés d'intérêt auxquels l'utilisateur appartient.

Une vue d'ensemble de tous les groupes ajoutés dans Ishtar.365 s'affiche alors.

Utilisez le bouton "+" pour ajouter l'utilisateur à un groupe, ou le bouton "supprimer" pour le retirer d'un groupe.

Lier un utilisateur à une entité Ishtar.List

Si vous avez un formulaire dans Ishtar.List avec des détails sur les personnes qui s'inscrivent via le portail externe, vous pouvez lier ces données à l'utilisateur correct.

1.      Cliquez sur le bouton "+" à côté de "Lier l'entité Ishtar.List".

2.      Saisissez le nom de l'utilisateur et sélectionnez l'entité associée.

Pages

Dans cet onglet, vous avez un aperçu de toutes les pages déjà créées au sein de l'organisation. Par défaut, une page d'accueil est fournie, avec laquelle vous pouvez commencer.

Vous pouvez à tout moment définir une autre page comme page de démarrage en sélectionnant la page et en cochant la case "Page de démarrage".

Ajouter une nouvelle page

1.      Cliquez sur le bouton "+" pour ajouter une nouvelle page.

2.      Saisissez le nom souhaité pour la page.

3.      Si nécessaire, sélectionnez une icône pour rendre la page visuellement reconnaissable (facultatif).

4.      Sélectionnez les pages auxquelles l'utilisateur doit pouvoir accéder à partir de cette page.

5.      Si cette page ne peut être visitée que par des utilisateurs appartenant à certains groupes de communautés d'intérêt, sélectionnez le(s) groupe(s) souhaité(s) dans la liste déroulante.

6.      Ajoutez les webparts souhaitées (voir l'aperçu ci-dessous).

7.      Cliquez sur "Enregistrer" pour sauvegarder la nouvelle page.

Preview

Le bouton "Aperçu" vous permet de prévisualiser les pages souhaitées à tout moment. Dans ce mode, vous pouvez également ajouter, modifier, supprimer des articles/messages et consulter des documents et des tâches. Cliquez à nouveau sur ce bouton pour fermer l'aperçu.

Construire un menu de navigation

Une fois que vous avez créé des pages supplémentaires, en plus de la page d'accueil, vous devez construire le menu de navigation afin que les utilisateurs puissent facilement naviguer entre elles.

1.      Commencez par la page d'accueil : sélectionnez-la et ajoutez les pages souhaitées à l'aide du bouton "+".

2.      Répétez l'opération pour les autres pages, de manière à ce que le menu de navigation approprié soit également visible.

3.      Vous pouvez à tout moment modifier l'ordre des pages dans l'aperçu de navigation en déplaçant la page souhaitée à la position voulue à l'aide du bouton "suivant".

Webparts

Cette vue d'ensemble montre quelles sont les webparts disponibles et comment les configurer par page.

Pour ajouter une nouvelle webpart, cliquez sur le bouton "Ajouter".

Ø Sous General, vous trouverez les webparts CMS Feed, Communities of Interest et HTML.

Ø Sous Ishtar.DMS, vous trouverez la webpart DMS.

Ø Sous Ishtar.Tasks, les webparts Tasks et Calendar sont disponibles.

CMS Feed

Grâce à ce webpart, vous pouvez publier et partager des articles, des messages ou des informations pertinentes avec les utilisateurs externes du portail.

Configuration:

Sélectionnez la partie web et cliquez sur le bouton suivant .

1.      Paramètres : n/a

2.      Rôles :

Pour chaque rôle, déterminez si les utilisateurs ayant ce rôle peuvent voir cette webpart et quelles fonctions/actions ils peuvent effectuer, telles que :

o Ajouter des commentaires

o Aimer un message

o Pouvoir supprimer quelque chose

o "Voir" (visibilité)

o Ajouter un message

oTous les messages

Communautés d'intérêt

Dans cette webpart, vous pouvez montrer des groupes de communautés d'intérêt aux utilisateurs, sur lesquels ils peuvent ensuite filtrer tout le contenu de la page, comme les documents, les actualités et les tâches, par groupes spécifiques.

Configuration :

Sélectionnez le webpart et cliquez sur le bouton suivantp .

1.      Paramètres :
Vous pouvez ici définir quels groupes sont visibles pour les utilisateurs.

o Option 1 : afficher tous les groupes qui ne sont pas masqués et qui ne nécessitent pas d'approbation.

o Option 2 : afficher uniquement les groupes dont l'utilisateur connecté est membre.

o Option 3 : afficher une sélection spécifique de groupes.

2.      Rôles :
Pour chaque rôle, déterminez si les utilisateurs ayant ce rôle sont autorisés à voir ce webpart.
Si la fonction "Voir" n'est pas sélectionnée pour un rôle particulier, le webpart n'est pas visible pour ces utilisateurs. Par exemple, vous pouvez choisir de pré-filtrer le contenu d'une certaine page pour un certain groupe et rendre le webpart de filtrage invisible, de sorte que les utilisateurs ne puissent pas modifier la sélection.

HTML

Vous pouvez utiliser cette webpart pour afficher, par exemple, une image en haut d'une page.

Configuration:

Sélectionnez la partie web et cliquez sur le bouton suivant .

1.      Paramètres :
Vous pouvez ici ajouter un texte, un titre ou une image. Vous pouvez coller un objet html provenant par exemple de votre site web dans l'éditeur HTML ou utiliser l'éditeur de texte enrichi à cette fin.

2.      Rôles :
Pour chaque rôle, déterminez si les utilisateurs ayant ce rôle sont autorisés à voir cette partie web.
Si la fonction "Voir" n'est pas sélectionnée pour un certain rôle, la partie web n'est pas visible pour ces utilisateurs.

Ishtar.DMS

Dans ce webpart, vous pouvez partager des documents avec des utilisateurs externes. Ces utilisateurs peuvent uniquement lire et télécharger les documents.

Quels sont les documents affichés ? Ceci est déterminé sur la base des paramètres de métadonnées dans Ishtar.DMS. Par paramètre de métadonnées ou par valeur d'un paramètre de choix, vous pouvez définir quels groupes de communautés d'intérêt ont accès. Si, pour tous les paramètres de métadonnées, aucun groupe de communautés d'intérêt n'est sélectionné, aucun utilisateur externe ne pourra voir un document dans le portail.

Liez donc les groupes de communautés d'intérêt nécessaires aux paramètres de métadonnées nécessaires dans Ishtar.DMS. Et définissez un filtrage supplémentaire dans les paramètres de la webpart DMS.

Configuration :

Sélectionnez la partie web et cliquez sur le bouton suivant .

1.      Paramètres :
Ici, vous pouvez définir des filtres supplémentaires basés sur une bibliothèque et/ou des métadonnées. La méthode la plus sûre est d'utiliser une bibliothèque séparée dans Ishtar.DMS contenant uniquement des fichiers qui peuvent être affichés sur le portail externe. Une alternative est un filtre sur les métadonnées, par exemple via une liste déroulante avec le paramètre "Externe" et la valeur "true".

o Filtrer par bibliothèque (optionnel) : sélectionner la bibliothèque souhaitée.

o Filtre sur les métadonnées (optionnel) : sélectionnez un paramètre de métadonnées et une valeur associée, puis cliquez sur le bouton "+". Répétez l'opération pour ajouter plusieurs filtres de métadonnées.

2.      Rôles :
Pour chaque rôle, déterminez si les utilisateurs ayant ce rôle sont autorisés à voir cette webpart.
Si la fonction "Voir" n'est pas sélectionnée pour un rôle particulier, la partie web n'est pas visible pour ces utilisateurs.

Tâches
Dans cette partie web, vous pouvez partager des tâches avec des utilisateurs externes. Pour l'instant, les utilisateurs ne peuvent que voir/lire ces tâches, mais cette possibilité sera étendue ultérieurement.

Configuration:

Sélectionnez la partie web et cliquez sur le bouton suivant .

1.      Paramètres :
Définir les tâches visibles, sur la base d'un filtre sur un modèle de tâche particulier. Seules les tâches créées à l'aide du modèle sélectionné sont affichées.

2.      Rôles :
Pour chaque rôle, déterminez si les utilisateurs ayant ce rôle sont autorisés à voir cette partie web.
Si la fonction "Voir" n'est pas sélectionnée pour un rôle particulier, la partie web n'est pas visible pour ces utilisateurs.

Calendrier

Ajoutez le webpart calendrier, dans lequel les utilisateurs externes peuvent voir quand certains événements ou réunions ont lieu. Seules les tâches liées aux réunions sont affichées dans cette webpart. Qu'il s'agisse d'une réunion Microsoft Teams ou non n'a pas d'importance.

Quelles tâches de réunion sont affichées ?

- Une fois dans le formulaire des tâches de réunion, le champ de données "Groupes communautaires" est ajouté et certains groupes de la Communauté d'intérêt dont l'utilisateur est membre sont sélectionnés.

Configuration :

Sélectionnez la partie web et cliquez sur le bouton suivant .

1.      Instellingen:
n.v.t

2.      Rollen:
Bepaal per rol of gebruikers met die rol, dit webpart mogen zien. 
Als de functie “View” niet geselecteerd is voor een bepaalde rol, dan is het webpart voor die gebruikers niet zichtbaar.

Modification d'une page

1.      Sélectionnez la page souhaitée.

2.      Modifiez le nom, l'icône ou la navigation souhaitée.

3.      Si la page ne doit être visitée que par des utilisateurs appartenant à certains groupes de communautés d'intérêt, sélectionnez le(s) groupe(s) souhaité(s) dans la liste déroulante

4.      Ajustez la disposition ou les paramètres des webparts de la page ou ajoutez les webparts souhaités.

5.      Prévisualisez la page et vérifiez.

6.      Vous pouvez toujours modifier l'ordre des pages sur le côté gauche en déplaçant la page souhaitée à la position souhaitée via le bouton suivant.

7.      Cliquez sur "Enregistrer" pour sauvegarder les modifications.

Suppression d'une page

1.      Sélectionnez la page souhaitée.

2.      Cliquez sur le bouton de suppression .

3.      Cliquez sur "Enregistrer".