Ishtar.Portal configuratie instellingen (admin)

Configuratie instellingen (admin)

 

Het configuratie gedeelte is enkel toegankelijk voor gebruikers met administrator rechten. Enkel administrators kunnen via de knop in het navigatiemenu, naar deze pagina navigeren. Het configuratie gedeelte bestaat uit de volgende tabbladen:

  • Klanten
  • Rollen
  • Gebruikers
  • Pagina’s

🔔

Vergeet niet om al uw wijzigingen per tabblad op te slaan via de “Save” knop.

🔔

Alle uitleg over de Communities of Interest groepen vind u terug na hier terug.

 

 

Klanten

In dit tabblad heeft u een overzicht van de gekoppelde formulier­types uit Ishtar.List en de beheerders die alle access request-meldingen ontvangen.

Aan de linkerkant ziet u een overzicht van de geselecteerde formulier­types. Deze komen overeen met de templateformulieren in Ishtar.List.
Heeft u bijvoorbeeld in Ishtar.List een formulier "Organisatie" waarmee al uw klanten zijn toegevoegd, dan moet dit formulier hier onder de geselecteerde lijsttypes vermeld staan. Een combinatie van meerdere formulieren is ook mogelijk.

Gebruik de dropdown “Beschikbare lijsttypen” om de gewenste formulieren te selecteren uit Ishtar.List.

 

 

Onder “Toegangsmeldingen”, selecteert u alle medewerkers die een melding moeten ontvangen telkens een gebruiker toegang aanvraagt tot het externe portaal of tot een Community of Interest-groep waarvoor goedkeuring vereist is.



Rollen

Aan de linkerkant, onder “Clients”, worden alle entiteiten weergegeven, die zijn toegevoegd met één van de gelinkte formulieren uit Ishtar.CRM.

Bovenaan in de lijst vind u ook “General roles” terug. Hieronder kunt u twee rollen terugvinden die vooral geconfigureerd zijn in het systeem: “Admin” en “User.

De standaardrollen kan u naar wens uitbreiden en zijn van toepassing op alle klanten. Daarnaast kunt u per klant ook een aantal specifieke rollen aanmaken.

Toevoegen van een nieuwe rol

1.      Selecteer “General roles” of een specifieke klant.

2.      Klik op de “+” knop.

3.      Voer de gewenste naam van rol in.

 

Verwijderen van een rol

1.      Selecteer “General roles” of een specifieke klant.

2.      Selecteer de gewenste rol

3.      Klik op de delete-knop



Gebruikers

Ook in dit tabblad worden aan de linkerkant, onder “Clients”, alle entiteiten die zijn toegevoegd met één van de gelinkte formulieren uit Ishtar.CRM.

De gebruikers die toegang hebben tot het externe portaal worden per organisatie onderverdeeld.

 

Nieuwe gebruiker(s) uitnodigen

1.      Selecteer de organisatie waartoe de gebruiker behoort.

2.      Klik op de knop “Copy client invite link”.

3.      Stuur deze uitnodigingslink via e-mail of Teams naar de gewenste gebruikers.

4.      Voeg de gebruikershandleiding voor het aanmaken van een account toe (optioneel).

 

Behandelen van gebruikersaanvragen

Wanneer een nieuwe gebruiker zich registreert of een bestaande gebruiker tot een bepaalde Community of Interest-groep toegang wenst, ontvangen de ingestelde administrators een notificatie.

Klik op de link of selecteer de organisatie waartoe de gebruiker toegang heeft aangevraagd. Vervolgens ziet u de nieuwe aanvragen verschijnen.XX

 

Mogelijk had u Ishtar.Portal al een tijdje open staan. Klik in dat geval op de refresh-knop (naast “Clients”) om zo de recente toegang aanvragen in te laden.

Alle nieuwe aanvragen betreffende toegang tot het extern kanaal verschijnen in de kolom “Gebruikers aanvragen”. De aanvragen tot groepen waarbij goedkeuring vereist is, worden onder “Community groep aanvragen” weergegeven.

Klik op de knop “Aanvaarden” of “Weigeren” om de aanvraag te behandelen. Vergeet na het aanvaarden van een nieuwe gebruiker, zeker niet om een rol toe te kennen aan de gebruiker!

 

Gebruikersrechten beheren

Na het verlenen van toegang tot het extern portaal aan een nieuwe gebruiker, kunt u als administrator de volgende rechten instellen:

Rol van de gebruiker

Klik op de “+”-knop om een of meerdere rollen toe te wijzen.
Wilt u een rol verwijderen? Klik dan op de delete-knop naast de betreffende rol.

Vrij lidmaatschap toestaan

Bepaal via het selectievakje “Gebruiker kan lid worden van Community Groepen”, of de gebruiker zichzelf mag toevoegen aan of verwijderen uit Communities of Interest-groepen of deze verlaten.

Groepen beheren

Klik op de knop “Beheer community groepen” om te bepalen tot welke Communities of Interest-groepen de gebruiker behoort.

Vervolgens wordt er een overzicht getoond van alle groepen die zijn toegevoegd in Ishtar.365.

Gebruik de “+”-knop om de gebruiker toe te voegen aan een groep, of de delete-knop om hem/haar uit een groep te verwijderen.

Gebruiker koppelen aan een Ishtar.List-entiteit

Als u in Ishtar.List een formulier hebt met gegevens van personen die zich via het externe portaal registreren, kunt u die gegevens koppelen aan de juiste gebruiker.

1.      Klik op het de “+”-knop naast “Link Ishtar.List-entiteit”.

2.      Voer de naam van de gebruiker in en selecteer de bijhorende entiteit.

 

🔔

Indien de Ishtar.List-entiteit ook het dataveld “Comunity Groups” bevat, worden de geselecteerde groepen automatisch gesynchronsieerd met de instellingen van de externe gebruiker. Zodra een gebruiker aan een groep wordt toegevoegd of verwijderd via het bijhorende formulier in Ishtar.List, wordt deze wijziging ook automatisch doorgevoerd in Ishtar.Portal en omgekeerd.

 


 

 

Pagina’s

In dit tabblad heeft u een overzicht van alle pagina’s die reeds aangemaakt zijn binnen de organisatie. Standaard wordt er een homepagina voorzien waarmee u van start kunt gaan.

U kunt op elk moment een andere pagina instellen als startpagina door de pagina te selecteren en het selectievakje “Startpagina?” aan te duiden.

 

🔔

In dit tabblad is het aangeraden om al uw wijzigingen op te slaan per pagina.

 

Nieuwe pagina toevoegen

1.      Klik op de “+”-knop om een nieuwe pagina toe te voegen.

2.      Voer de gewenste naam voor de pagina in.

3.      Selecteer eventueel een icoon om de pagina visueel herkenbaar te maken (optioneel).

4.      Selecteer de pagina’s die de gebruiker moet kunnen raadplegen vanaf deze pagina.

5.      Indien deze pagina enkel mag bezocht worden door gebruikers uit bepaalde Communities of Interest-groepen, selecteert u de gewenste groep(en) in de dropdown.

6.      Voeg de gewenste webparts toe (zie overzicht hieronder).

7.      Klik op “Opslaan” om de nieuwe pagina te bewaren.

 

Preview

Via de knop “Voorbeeld”, kunt u op elk moment een preview bekijken van de gewenste pagina’s. In deze modus kunt u ook artikels/berichten toevoegen, bewerken, verwijderen, en documenten en taken bekijken. Klik nogmaals op deze knop, om de preview te sluiten.

🔔

De inhoud van de verschillende webparts is steeds automatisch gefilterd op basis van de toegangsrechten van de ingelogde gebruiker. Let er wel op dat de instellingen van de veschillende webparts goed zijn ingesteld.

 

Navigatiemenu opbouwen

Zodra u, naast de homepagina, extra pagina’s heeft aangemaakt, dient u het navigatiemenu op te bouwen zodat gebruikers eenvoudig kunnen navigeren tussen de pagina’s.

1.      Start vanaf de homepagina: selecteer deze en voeg via de “+”-knop de gewenste pagina’s toe.

2.      Herhaal dit voor de andere pagina’s, zodat ook daar het juiste navigatiemenu zichtbaar wordt.

3.      U kunt de volgorde van de pagina’s in het navigatie overzicht steeds wijzigen door de gewenste pagina via de volgende knop te verplaatsen naar de gewenste positie.

 

 

 

Webparts

In dit overzicht ziet u welke webparts beschikbaar zijn en hoe u ze per pagina kunt instellen.

Om een nieuw webpart toe te voegen, klikt u op de knop “Toevoegen”.

Ø  Onder Algemeen vindt u de webparts CMS Feed, Communities of Interest en HTML terug.

Ø  Onder Ishtar.DMS vindt u het webpart DMS.

Ø  Onder Ishtar.Tasks zijn de webparts Taken en Kalender beschikbaar.

 

 

CMS Feed

Via dit webpart kunt u artikels, berichten of relevante informatie publiceren en delen met de externe gebruikers van het portaal.

Configuratie:

Selecteer het webpart en klik op de volgende knop .

1.      Instellingen: n.v.t

2.      Rollen:

Bepaal per rol of gebruikers met die rol dit webpart mogen zien en welke functies/acties ze mogen uitvoeren, zoals:

o   Opmerkingen toevoegen

o   Een bericht liken

o   Alles kunnen verwijderen

o   “View” (zichtbaarheid)

o   Bericht toevoegen

o   Alle berichten

 

Communities of Interest

In dit webpart kunt u Communities of Interest-groepen tonen aan de gebruikers, waarop zij vervolgens alle inhoud op de pagina, zoals documenten, nieuwsberichten en taken, kunnen filteren op specifieke groepen.

Configuratie:

Selecteer het webpart en klik op de volgende knop .

1.      Instellingen:
Hier kunt u instellen welke groepen zichtbaar zijn voor de gebruikers.

o   Optie 1: Toon alle groepen die niet als verborgen zijn ingesteld en waarvoor geen goedkeuring vereist is.

o   Optie 2: Toon enkel de groepen waar de ingelogde gebruiker lid van is.

o   Optie 3: Toon een specifieke selectie van groepen.

2.      Rollen:
Bepaal per rol of gebruikers met die rol, dit webpart mogen zien. 
Als de functie “View” niet geselecteerd is voor een bepaalde rol, dan is het webpart voor die gebruikers niet zichtbaar. Zo kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om de inhoud op een bepaalde pagina vooraf te filteren op een bepaalde groep en het filter-webpart onzichtbaar te maken, zodat gebruikers de selectie niet kunnen aanpassen.

 

HTML

Dit webpart kunt u gebruiken om bijvoorbeeld een afbeelding bovenaan op een pagina weer te geven.

Configuratie:

Selecteer het webpart en klik op de volgende knop .

1.      Instellingen:
Hier kunt u een bepaalde tekst, titel of afbeelding toevoegen. U kunt een html-object van bijvoorbijld op uw website plakken in de HTML editor of u kunt hiervoor de rich-tekst-editor gebruiken.

2.      Rollen:
Bepaal per rol of gebruikers met die rol, dit webpart mogen zien. 
Als de functie “View” niet geselecteerd is voor een bepaalde rol, dan is het webpart voor die gebruikers niet zichtbaar.

 

 

Ishtar.DMS

In dit webpart kunt u documenten delen met externe gebruikers. Deze gebruikers kunnen documenten enkel lezen en downloaden.

Welke documenten worden weergegeven? Dit wordt bepaald op basis van metadata-instellingen in Ishtar.DMS. Per metadata parmeter of waarde bij een choice parmater, kunt u instellen welke Communities of Interest groepen, toegang hebben. Als bij alle metadata parameters géén enkele Community of Interest groep geselecteerd is, dan zal geen enkele externe gebruiker een document kunnen zien in het portaal.

Koppel dus de nodige Communities of Interest groepen aan de nodige metadataparameters in Ishtar.DMS. En stel verdere filtering in bij de instellingen van het DMS-webpart.

Configuratie:

Selecteer het webpart en klik op de volgende knop .

1.      Instellingen:
Hier kunt u extra filters instellen op basis van een bibliotheek en/of metadata. De veiligste methode is het gebruik van een aparte bibliotheek in Ishtar.DMS die enkel bestanden bevat die op het externe portaal mogen getoond worden. Een alternatief is een filter op metadata, bijvoorbeeld via een keuzelijst met de parameter “Extern” en de waarde “true”.

o   Filter op bibliotheek (optioneel): selecteer de gewenste bibliotheek.

o   Filter op metadata (optioneel): selecteer een metadataparameter en een bijhorende waarde, klik vervolgens op de “+”-knop. Herhaal dit om meerdere metadatafilters toe te voegen.

2.      Rollen:
Bepaal per rol of gebruikers met die rol, dit webpart mogen zien. 
Als de functie “View” niet geselecteerd is voor een bepaalde rol, dan is het webpart voor die gebruikers niet zichtbaar.

 

 

Taken
In dit webpart kunt u taken delen met externe gebruikers. Voorlopig kunnen gebruikers deze taken enkel zien/lezen, dit wordt later uitgebreid.

Configuratie:

Selecteer het webpart en klik op de volgende knop .

1.      Instellingen:
Stel in welke taken zichtbaar zijn, op basis van een filter op een bepaalde template taak. Alleen taken die via het geselecteerde template zijn aangemaakt, worden weergegeven.

2.      Rollen:
Bepaal per rol of gebruikers met die rol, dit webpart mogen zien. 
Als de functie “View” niet geselecteerd is voor een bepaalde rol, dan is het webpart voor die gebruikers niet zichtbaar.

 

 

Kalender

Voeg het kalender webpart toe, waarin externe gebruikers kunnen zien wanneer er bepaalde evenementen of vergaderingen plaats vinden. In dit webpart worden enkel meeting-taken weergegeven. Of het een Microsoft Teams meeting is of niet, maakt niets uit.

Welke meetingtaken worden weergegeven?

-        Zodra in het formulier van de meetingtaak het dataveld “Community groups” toegevoegd is en bepaalde Community of Interest groepen geselecteerd zijn waarvan de gebruiker lid is.

Configuratie:

Selecteer het webpart en klik op de volgende knop .

1.      Instellingen:
n.v.t

2.      Rollen:
Bepaal per rol of gebruikers met die rol, dit webpart mogen zien. 
Als de functie “View” niet geselecteerd is voor een bepaalde rol, dan is het webpart voor die gebruikers niet zichtbaar.


 

 

Bewerken van een pagina

1.      Selecteer de gewenste pagina.

2.      Bewerk de naam, het icoon of de nodige navigatie aan.

3.      Indien de pagina enkel mag bezocht worden door gebruikers uit bepaalde Communities of Interest-groepen, selecteerd u de gewenste groep(en) in de dropdown

4.      Pas de indeling of instellingen van de webparts op de pagina aan of voeg de gewenste webparts toe.

5.      Bekijk een preview van de pagina en controleer.

6.      U kunt de volgorde van de pagina’s aan de linkerkant steeds wijzigen door de gewenste pagina via de volgende knop te verplaatsen naar de gewenste positie.

7.      Klik op “Opslaan” om de wijzigingen te bewaren.

 

Verwijderen van een pagina

1.      Selecteer de gewenste pagina.

2.      Klik op de delete-knop .

3.      Klik op “Save”